foto1 foto2 foto3 foto4 foto5


Поделись в социальных сетях!


Поиск

Интересное к прочтению

Работа с электронной почтой

Если в день на электронную почту приходит порядка 50-100 и более писем, читать каждое из них внимательно и тщательно довольно сложно. Учитывая, что большая часть всего этого информационного добра может оказаться просто спамом и очередным предложением срубить огромную кучу денежков. Какие-то письма остаются без ответа, какие-то отправляются прямиком в корзину даже неоткрытыми. Если чистить почтовый ящик бессистемно, всегда есть вероятность пропустить действительно важное сообщение. Поэтому важно нарабатывать навыки работы с электронной почтой, ибо справляться с нарастающей массой входящих писем можно и даже нужно, тем самым зачастую оптимизируя свой рабочий процесс. Основной навык - выбор времени и расстановка приоритетов.

Используйте почтовую программу

Используя почтовую программу, можно настроить автоматическую сортировку (что доступно во многих сервисах и в режиме веб-интерфейса) В итоге письма сортируются автоматически, а вам останется только их прочитать и принять решения. Письма от лиц высокой категории важности (сотрудники, клиенты, важные отчеты и т.д.) если ответ на сообщение не займет более минуты, лучше писать сразу. Если больше 5 минут или письмо является частью давней обширной переписки по какой-либо теме — можно или занести в график звонков и перезвонить, или назначить встречу. Есть письма пришли от третьих лиц, личного характера, то реагировать на них лучше всего в конце текущего дня, либо, если есть лимит по времени - сразу. Рассылки, подписки, коммерческие предложения, письма незнакомых персон и компаний, можно вообще читать по заголовком. Большая часть зачастую является обычным информационным мусором. The Bat, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird - вот самые используемые клиенты. Но веб-интерфейс Gmai тоже не стоит обходить вниманием. Клиенты могут просто не справляться с большим архивом почты, который может скопиться за несколько лет работы, объем может доходить до десятков Гб. Из приложений для Gmail можно отметить такие сервисы для работы с почтой, как ActiveInbox и Boomerang for Gmail. ActiveInbox научит держать ноль писем в папке входящие. Boomerang for Gmail предоставляет набор интересных функций: возможность отложить отправку написанного исходящего письма или на некоторое время скрыть входящее сообщение из ящика. В нем можно использовать напоминание в случае, если адресат не ответил в определённый срок на отправленное ранее письмо, хотя был должен. Но вот функции отправки автоматического напоминания собеседнику по переписке о необходимости ответа пока не встречалось. Естественно, что самое - самое простое решение проблемы обширной и объемной почты, — не читать и не отвечать на неё. Как вариант, если график и ритм жизни это позволяют, обрабатывать почту можно в самостоятельно заданное время суток, не отвлекаясь на посторонние вещи. Фильтрация позволяет собрать письма от одного отправителя и составить либо общий ответ, либо сократить его, делая в одном письме разбор нескольких. Это позволяет отвечать быстрее и меньше отвлекаться, перескакивая с письма на письмо, если они свалены в кучу.

Создайте и используйте шаблоны писем

Шаблоны позволяют заметно и порой значительно экономить время! Даже если их будет 20, создание нового письма будет происходить за минуту: выбор шаблона, вставка адреса и отправка. Даже если требуется небольшая коррекция, все равно выигрыш будет значителен.

Используйте интеграцию с сервисами, наиболее подходящими для вашей работы.

Связка почты с электронным ежедневником или CRM помогает здорово организовать рабочий процесс, отличающийся высокой интенсивностью обмена информацией. Письма можно конвертировать в задачи или в материалы для чтения, для чего можно использовать программы контроля и управления задачами и сбора информации: Asana или Evernote. Для конвертирования в "задачу" в Asana, нужно пересылать его на специальный адрес. Для добавления заметки в Evernote, используется плагин в почтовой программе, заметку из присланного письма можно создать в один клик по кнопке, либо пересылать, аналогично как в Asana, нужное письмо на специальный адрес. Использование менеджеров задач позволяет работать более гибко, но это касается больше организации работы в целом, а почта уже выступает как один из вспомогательных инструментов. Расстановка приоритетов, сроков и ответственных лиц явно не почтовая проблема.

Оптимизация работы с документами и корреспондентами

Использование электронной почты для работы имеет и некоторые недостатки, один из ключевых недостатков электронной почты — это неумение пользователей грамотно их писать. Точнее неправильное оформление, - поиск писем и вложенных файлов может превратиться в настоящий квест: чтобы найти нужное письмо с договором или счётом, придется потратить много времени, особенно когда письмо отправлено без заголовка или имеет неинформативный заголовок. Для работы именно с вложениями подходит именно веб-приложение Staply. Оно автоматически организовывает информацию и дает возможность выделять файлы/ссылки в массиве сообщений. Поиск документа стал проще: заходим в группу и включаем фильтр по файлам. Но есть сложности — сложно заставить и уговорить людей перейти в непривычную новую систему, отказавшись от привычной электронной почты. Интерфейс Staply англоязычный, что так же добавляет трудности. Как вариант, можно внедрить шаблоны для постоянных корреспондентов, с заданной темой сообщений, которую нужно лишь дописать актуальной информацией, " договор с компанией "...", Счет номер № для ООО"..." и т.д. Это наиболее оптимальный вариант для массового использования. Ну и один из ключевых моментов – посмотрите на состав писем. Если в наличии куча ненужных подписок, которые и не читаются, может есть смысл от них отказаться.

Если почта - только рядовой инструмент.

Разбор почты не настоящая работа, а подготовительная часть. В случае ведения продаж или работы техподдержки почта является одним из основных инструментов, то для топ-менеджера она уже носит информативный и вспомогательный характер. Его задачи именно управлять, опираясь на информацию. Письмо само по себе не решает его задач. Если акцентироваться на почте и отдать приоритет ей, это будет сжирать силы и время на решение рутины. Если электронная почта не является именно основным инструментом, не начинайте день с нее. Решите именно актуальные дела и только потом займитесь письмами. Работайте с почтой именно ограниченное количество времени, по расписанию и не более 2 часов в день. Актуальные вопросы и требующие срочного вмешательства все таки удобнее решать по мобильному телефону. Удобно разделить входящую почту на 2 части — входящие письма и архив. Теперь непрочитанные сообщения находятся во «входящих», остальные — перемещены в архив. Множество папок, создающих иллюзию порядка, создают на деле хаос. Да, порой, это необходимо. Но не для случая, если почта лишь только малая часть из всего рабочего арсенала. Во первых, при большом количестве папок можно пропустить письмо, прочитав позже необходимого времени реакции, во вторых, большинство папок будет просто выполнять роль комнат большого архива, только растащенного по разным этажам. Красивый и упорядоченный архив электронной почты и документов невозможен без вложения ресурсов, это нужно всегда помнить. Либо завести архивариуса, если нужна строгая архивация и сортировка почты по отправителям и содержимому.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАТЕРИАЛОВ

При использовании и копировании любых материалов указание явной гиперссылки на веб-сайт источника их получения www.com-serv.ru обязательна! Давайте будем уважать друг друга!